Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement
IHK Abschlussprüfung

Unter Argumentationstechniken versteht man verschiedene Konzepte, um Gesprächspartner zu überzeugen. Zum Beispiel einen Kunden.
Folgende Techniken sind laut Prüfungskatalog derzeit prüfungsrelevant:

• Bei einer Einwandvorwegnahme wird ein Gegenargument entkräftet, bevor es genannt wird.
  Beispiel:
  Verkäufer: „Möglicherweise erscheint Ihnen der Preis etwas hoch. Allerdings bietet Ihnen diese Küchenmaschine einige Zusatzfunktionen, die preiswertere Modelle nicht haben.“
• Bei der Polarisierung werden zwei gegensätzliche Möglichkeiten aufgezeigt.
• Bei der Relativierung werden die Gegenargumente in eine andere Beziehung gesetzt.
• Bei der Einwandumkehr wird ein Gegenargument des Kunden entkräftet.
  Beispiel:
  Kunde: „Das ist aber teuer!“
  Verkäufer: „Dieser Pullover ist wirklich etwas teurer. Dafür ist die Verarbeitung erstklassig und der Stil zeitlos. Sie werden viele Jahre Freude an diesem Pullover haben.“

Handelswaren sind zugekaufte Produkte, die das Produktionsprogramm eines Unternehmens ergänzen. Sie werden im Unternehmen weder bearbeitet noch verarbeitet, sondern sind fertige Endprodukte. Das Unternehmen übernimmt daher die Händlerfunktion indem er diese Handelswaren weiterverkauft.

Typische Buchungsvorgänge mit Handelswaren (aufwandsrechnerisch):

Beschaffungsbuchungen

• Kauf von Handelswaren auf Ziel:
  608 Aufwendungen für Handelswaren
  260 Vorsteuer
  an 440 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Verbindlichkeiten a. LL.)*
• Rücksendung, weil ein Teil der Handelswaren beschädigt war:
  440 Verbindlichkeiten a. LL*
  an 608 Aufwendungen für Handelswaren
  an 260 Vorsteuer
• Rechnung des Lieferanten bezahlen:
  480 Verbindlichkeiten a. LL.*
  an 280 Bank
• Lieferant gewährt Skonti:
  440 Verbindlichkeiten a. LL.*
  an 280 Bank
  an 6082 Nachlässe
  an 260 Vorsteuer

*Das Konto 4400 Verbindlichkeiten a. LL. wurde hier exemplarisch gewählt. In der Prüfung müssen Sie das richtige Konto des Lieferanten verwenden oder 4499 Sonstige Lieferanten und Dienstleister.

Verkaufsbuchungen

• Verkauf von Handelswaren auf Ziel:
  240 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Forderungen a. LL.)*
  an 510 Umsatzerlöse für Handelswaren
  an 480 Umsatzsteuer
• Gutschrift für einen Kunden aufgrund einer Rücksendung:
  510 Umsatzerlöse für Handelswaren
  480 Umsatzsteuer
  an 240 Forderungen a. LL.*
• Kunde begleicht Rechnung:
  280 Bank
  an 240 Forderungen a. LL.*
• Kundenskonti:
  280 Bank
  5101 Erlösberichtigungen
  480 Umsatzsteuer
  an 240 Forderungen a. LL.*

*Das Konto 2400 Forderungen a. LL. wurde hier exemplarisch gewählt. In der Prüfung müssen Sie das richtige Konto des Kunden verwenden oder 2499 Sonstige Kunden.

Hierunter versteht man einen elektronischen Handel, über welchen Güter oder Dienstleistungen via Internet gekauft oder verkauft werden. Wichtige Aspekte hierbei sind die Kundenfreundlichkeit der Internetseite und das Angebot verschiedener Zahlungsarten.

Zahlungsarten im Onlinehandel:

• Vorauszahlung / Vorkasse
  Der Käufer muss dem Onlinehandel hierbei einen Vertrauensvorschuss gewähren, da die Ware erst nach Zahlungseingang versendet wird; für den Händler stellt es eine risikolose und preiswerte Bezahlvariante dar.
• Kreditkarte
  Der Kunde gibt seinen Namen, Kreditkartennummer, Ablaufdatum und Prüfnummer an und erhält die Ware nach Zahlungseingang; der Händler hat somit eine Garantie für die Bezahlung, wird allerdings meistens mit zusätzlichen Provisionen und Bearbeitungsgebühren belastet.
• SEPA-Lastschriftverfahren
  Hierbei gibt der Käufer einmalig seine IBAN und BIC an und erteilt dem Händler somit die Ermächtigung, den Betrag von seinem Konto abzubuchen; der Händler muss selber nicht auf den Zahlungseingang warten, allerdings kann der Käufer die Lastschrift innerhalb von acht Wochen rückgängig machen.
• Kauf auf Rechnung
  Die angenehmste Variante für den Kunden, da die Ware erst zuhause getestet werden kann; für den Händler risikoreich, da auf die Zahlungsmoral des Kunden vertraut werden muss.
• Online-Bezahlsysteme (Paypal, Sofortüberweisung etc.)
  Der Kunde richtet sich ein Benutzerkonto ein und hinterlegt dort seine Bankdaten, um mit wenigen Klicks bezahlen zu können. Außerdem erhält er einen Käuferschutz. Das Geld geht unverzüglich auf dem Konto des Händlers ein, allerdings fallen auch hier wieder Provisionen und Bearbeitungsgebühren an.

Bewerber, die für ein Unternehmen in die engere Auswahl kommen, um eine freie Stelle zu besetzen, müssen in einigen Unternehmen einen Personalfragebogen ausfüllen. In einem Personalfragebogen sind grundsätzlich die Fragen zulässig, die auch in einem Bewerbungsgespräch gefragt werden dürfen. Das heißt im Umkehrschluss, dass folgende Fragen unzulässig sind:

• Fragen zu einer bestehenden oder geplanten Schwangerschaft
• Partei-, Kirchen- und Gewerkschaftszugehörigkeit (Ausnahme: Tendenzbetriebe wie Parteien, Kirchen oder Gewerkschaften)
• Fragen nach Vorstrafen (Ausnahme bei sachlichem Zusammenhang zur Tätigkeit, etwa dürfte ein Bewerber, der nach der Einstellung Lieferfahrten machen soll, nach Vorstrafen wegen Fahrerflucht gefragt werden)

Bevor Personalfragebögen eingesetzt werden können, muss der Betriebsrat (sofern es einen gibt) zustimmen.

In der Abschlussprüfung kann es vorkommen, dass du eine Reisekostenabrechnung vornehmen musst.
Eine Reisekostenabrechnung muss zum Beispiel erstellt werden, wenn ein Mitarbeiter für das Unternehmen eine Geschäftsreise macht. Darin werden alle Kosten zusammengestellt, die dem Mitarbeiter durch die Geschäftsreise entstanden sind. Dabei müssen Lohnsteuerrichtlinien beachtet werden. Häufig haben Unternehmen dafür zusätzlich eigene Richtlinien. In der IHK-Prüfung werden diese teilweise vorgegeben.

Reisekosten setzen sich zusammen aus Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Diese Kosten können entweder auf Basis von Belegen ermittelt werden (z. B. Zugticket, Hotelrechnung) oder es gibt feste Pauschalwerte (z. B. Verpflegungspauschalen, deutsche Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer bei Kraftwagen).

Mithilfe der Funktion SVERWEIS kannst du aus großen Tabellen gewünschte Werte heraussuchen lassen.

Suchkriterium: Dieses legst du zuerst fest. Das Suchkriterium kann auch ein Wort sein, ein Eurobetrag o. Ä.

Matrix: Damit ist der Bereich gemeint, den du durchsuchen willst. Bedenke dabei, dass die erste Spalte des Bereichs nach dem Suchkriterium durchsucht wird. Also sollte deine Matrix mit dieser Spalte beginnen.

Spaltenindex: Hier gibst du die Nummer der Spalte ein, aus der dir die Funktion ein Ergebnis liefern soll. (Hier muss immer eine Zahl eingegeben werden.)

Bereich_Verweis: Das ist ein Wahrheitswert. Du musst hier nichts eingeben. Es ist aber sinnvoll, damit dir die Funktion das Ergebnis mit der höchsten Übereinstimmung ausgibt.
Gib hier „Wahr“ ein, damit du ein Ergebnis erhältst, das dem Suchkriterium bestmöglich entspricht. Das ist insbesondere bei sortierten Tabellen sinnvoll.
Gib hier „Falsch“ an, wenn du nach der genauen Übereinstimmung suchst. Die Formel gibt dir dann einen Fehlerwert #NV aus, wenn die Suche ohne Erfolg war.

Das 4-Ohren-Modell von Friedemann Schulz von Thun ist ein Modell, bei dem eine Nachricht hinsichtlich 4 Ebenen bewertet wird:

Inhalts-/Sachebene: Welche Information gibt der Sender dem Empfänger? Das sind zum Beispiel Daten und Fakten. Der Empfänger, der das „Sach-Ohr“ nutzt, kann daraufhin beurteilen, ob die Information wahr ist oder wie wichtig sie ist.

Selbstoffenbarung: Was gibt der Sender über sich selbst preis? Der Empfänger kann durch sein „Selbstoffenbarungs-Ohr“ die Aussage des Senders auswerten und erfährt so etwas über die Persönlichkeit des Senders.

Beziehungsebene: Was hält der Sender vom Empfänger? Der Empfänger kann mittels „Beziehungs-Ohr“ einschätzen, wie er zum Sender steht. Ist der Umgang respektvoll oder bevormundend?

Appellebene: Was soll der Empfänger mit der Information anfangen? Mithilfe des „Appell-Ohrs“ schätzt der Empfänger ein, ob eine bestimmte Handlung von ihm erwartet wird.

Manchmal ist eine Aussage inhaltlich einfach, kann aber durchaus versteckte Botschaften enthalten. Einige klassische Beispiele sind etwa auch im Wikipedia-Artikel zum Vier-Seiten-Modell genannt.

Ein Warenwirtschaftssystem ist eine spezielle Unternehmenssoftware. Man setzt ein Warenwirtschaftssystem ein, um Waren- und Rohstoffbestände zu optimieren und Kosten zu verringern. Es hilft bei der Planung, Steuerung und Kontrolle. Ein Vorteil ist, dass durch das Warenwirtschaftssystem jederzeit Informationen aus den Bereichen Einkauf, Lager und Verkauf abrufbar sind.

Der Einkauf kann mithilfe des Warenwirtschaftssystems jederzeit den Waren- und Rohstoffbestand im Blick behalten und rechtzeitig nachbestellen (z. T. macht das das Warenwirtschaftssystem automatisch). Wareneingänge können mit einem mobilen Datenerfassungsgerät automatisch ans Warenwirtschaftssystem übermittelt werden. Der Verkauf kann auf einen Blick sehen, welche Waren verfügbar sind. Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen können schnell und zentral erstellt und Zahlungseingänge überwacht werden. Auch für verschiedene Lagerhaltungsformen sowie zur Kommissionierung gibt es viele Verwendungsmöglichkeiten.